Zie welke software je er met de overname bij hebt gekocht.
Bij een overname koop je ook een stapel software die niemand heeft geïnventariseerd. Twee CRM’s naast elkaar, en accounts van mensen die er al niet meer werkten. Mapit brengt per werkomgeving in kaart welke apps er draaien, wie erbij kan en of ze nog gebruikt worden, zodat je kunt opschonen.
Wat je na een overname als eerste boven tafel wilt
De lijst uit de due diligence veroudert meteen
In de due diligence is waarschijnlijk een lijst gemaakt van alle apps en licenties. Zo’n lijst maak je één keer in Excel en daarna klopt hij niet meer, want er komen dagelijks nieuwe apps bij. Mapit scant dagelijks, dus nieuwe apps en nieuwe gebruikers verschijnen vanzelf.
Toegang die is meeverhuisd
Bij het overgenomen bedrijf zijn mensen vertrokken zonder dat hun accounts werden gesloten. Je ziet ze in het overzicht, trekt de toegang in en zegt de licentie op. Veiliger, en geen overbodige kosten meer. Zie Offboarding.
Dezelfde tool, twee keer betaald
Beide bedrijven hadden hun eigen abonnementen en die lopen na de overname gewoon door. Je ziet per app hoeveel mensen er toegang toe hebben en hoeveel daarvan hem nog openen. Zo kun je ze goed vergelijken en bepalen met welke tool je doorgaat en met welke niet.
Twee omgevingen, één vergelijking
Zijn beide bedrijven al samengevoegd in één werkomgeving, dan staat alles in hetzelfde overzicht. Zijn het nog twee omgevingen, dan zet je ze allebei in Mapit en leg je de exports naast elkaar. Daar zie je de dubbele tools en de openstaande toegang.
Waar je mee begint: SaaS-register. Ook relevant: Offboarding en Ongebruikte apps.
Weet na een overname precies wat je erbij hebt gekregen.
Veelgestelde vragen
We hebben nog twee aparte werkomgevingen, kan dat?
Ja. Je zet ze allebei in Mapit en krijgt dan twee overzichten. Die exporteer je en leg je naast elkaar, en daar zie je welke tools dubbel zijn en waar nog toegang openstaat. Voeg je de omgevingen later samen, dan wordt het vanzelf één overzicht. Neem contact met ons op via hello@mapit.nl, hier maken we een aparte afspraak voor.
Hoe snel zien we de apps van het overgenomen bedrijf?
Zodra de werkomgeving gekoppeld is, staan de apps en de mensen met toegang erin. Wie de app nog echt gebruikt zie je later: de eerste dertig dagen is dat nog onbekend, en na ongeveer twee maanden is het oordeel over inactiviteit betrouwbaar.
Hoe zien we welke tools dubbel zijn?
Je ziet per app de categorie, het aantal mensen met toegang en hoeveel daarvan hem nog openen. Twee tools voor hetzelfde doel staan zo naast elkaar in de lijst, en met die gebruikscijfers erbij weet je welke van de twee je aanhoudt.
Wat doen we met mensen die al vertrokken waren voor de overname?
Mapit toont iedereen die ooit kon inloggen in een app en van wie de toegang nooit is ingetrokken, ook als dat vertrek al van voor de overname is. Die toegang trek je in, en per app vink je af zodra de licentie is opgezegd.
Moeten we eerst alle contracten invoeren?
Nee. De apps, de gebruikers en het gebruik komen automatisch binnen. Kosten en contractgegevens voer je zelf in, en dat kun je beperken tot de apps waar het om gaat, bijvoorbeeld de dubbele abonnementen die je wilt opzeggen.
Helpt dit ook als we groepsbreed willen certificeren?
Voor het app- en toegangsdeel wel. Per app leg je een budgetowner en een gatekeeper vast, en je exporteert het overzicht op naam van je eigen organisatie. Dat is de basis voor de assetinventaris onder ISO 27001 en voor artikel 30 van de AVG. Zie ook SaaS-register.