Vergeet geen enkele app als een collega vertrekt.
Een ex-collega die nog in een app kan, kan bij de gegevens en de licentie loopt door. Een veiligheidsrisico én onnodige kosten. Offboarding bij Mapit zorgt ervoor dat je op een gekozen datum de toegang intrekt en daarna per app afvinkt of de licentie is opgezegd.
Wat offboarding met Mapit oplevert
Één overzicht van alle apps per medewerker
Apps achter het werkaccount vind je terug in de werkomgeving. Apps met een eigen wachtwoord staan nergens, dus alleen die collega wist welke dat waren. In Mapit staan ze samen op één lijst, per vertrekkende medewerker.
Niet meer uitzoeken wie wat heeft gedaan
Bij een vertrek pakt de een de toegang op en de ander de licentie, en wie dat zijn verschilt per organisatie. Uitzoeken wie wat doet en wat de status is kost de meeste tijd. Vanaf nu kijkt iedereen in hetzelfde overzicht en zie je welke stap nog openstaat.
Van toegang intrekken naar licentie opzeggen
Toegang intrekken is de eerste stap, opzeggen bij de leverancier de tweede. Sla je die tweede over, dan loopt de betaling door terwijl de licentie niet gebruikt wordt. Je klikt per app door naar de leverancier en vinkt daarna af, zodat de teller van opgezegde licenties klopt.
Bewijs dat het proces is gevolgd
Een auditor wil zien welke stappen je hebt gezet, en wanneer. De activity log per medewerker en het overzicht waarin ex-medewerkers blijven staan exporteer je als bewijs, zie ook SaaS-register.
Elke laatste werkdag afgerond, tot en met de opgezegde licentie.
Veelgestelde vragen
Waarom blijven accounts na vertrek openstaan?
Omdat niemand een volledig beeld heeft van wat die persoon gebruikte. Apps die iemand zelf aanschafte of met een eigen wachtwoord gebruikte staan op geen enkele lijst, dus er is ook niets om af te vinken. Wat niemand ziet, wordt niet ingetrokken.
Wat doet Mapit bij een vertrekkende collega?
Alle apps waar die persoon toegang toe had, staan in Mapit. Op de datum die jij kiest wordt de toegang ingetrokken, en per app vink je af of de licentie bij de leverancier is opgezegd. Staat er nog iets open, dan krijg je daar een herinnering over per mail.
Werkt dit ook voor apps met een eigen wachtwoord?
Ja. Apps achter het werkaccount gaan mee als dat account dichtgaat, via SSO. Apps met een eigen wachtwoord zijn aparte acties en die staan als taak in de lijst, zodat ze niet vergeten worden en je de voortgang bijhoudt.
Wat als iemand na vertrek toch nog ergens inlogt?
Toegang intrekken verbreekt de koppeling tussen die persoon en de app. Zolang het account bij de leverancier bestaat, kan iemand opnieuw inloggen. Gebeurt dat, dan markeert Mapit het in het dashboard bij die app. Dat is je signaal om het account bij de leverancier te verwijderen of de licentie daar op te zeggen, want daarmee is het pas echt dicht.
Kan ik bij een audit aantonen dat het gebeurd is?
Ja. Per medewerker staat er een activity log met een tijdlijn van wat er is gebeurd en wanneer, en die exporteer je samen met het overzicht als CSV.
Wat als iemand al maanden weg is?
Mapit toont iedereen die ooit op een app kon inloggen en bij wie de toegang nooit is ingetrokken of de licentie nooit is opgezegd, ook als het vertrek allang geleden is.