Je software-uitgaven ken je. Het gebruik niet.

Aan het eind van het kwartaal weet finance tot op de cent wat software heeft gekost. Wat ervan echt gebruikt wordt, staat nergens.

Elke tool had ooit een reden. Iemand vroeg erom, er kwam een factuur, en die factuur komt sindsdien terug. De uitgave is meetbaar en gebudgetteerd. Het gebruik verdwijnt uit beeld zodra de betaling is geregeld.

Dat gat wordt groter. Er komt elke maand iets bij: een tool voor een project, een proefabonnement, een extra seat voor een nieuwe collega. Finance ziet de bedragen. Niemand ziet of die seats nog openen.

Het gat zit tussen betalen en gebruiken

Een licentie op de balans vertelt je wat je betaalt. Niet of iemand er nog inlogt, en al helemaal niet of die persoon de tool nog nodig heeft. Daar verdwijnt het geld: in abonnementen die doorlopen voor tools die niemand meer opent, in twee apps die hetzelfde doen, in licenties op naam van iemand die allang weg is.

Gartner meet dat tot 25 procent van de licenties niet regelmatig wordt gebruikt, en dat organisaties zonder centraal SaaS-beheer minimaal 25 procent te veel uitgeven. Dat is geen abstract risico. Het is geld dat elke maand wegloopt. En tegelijk de makkelijkste post om te snijden: wat niemand gebruikt, kun je stopzetten zonder dat de manier van werken verandert.

Waarom finance dit niet in de boeken ziet

De cijfers kloppen. De factuur is betaald, de post is geboekt, de begroting sluit. Het probleem zit niet in de administratie, maar in het laagje eronder: gebruik. Zolang je alleen naar bedragen kijkt, lijkt elke euro even nuttig. Verspilling die je niet ziet, haal je ook nooit uit de begroting.

Kijk naar gebruik, niet alleen naar bedragen

Een licentielijst geeft je dat laagje niet. Mapit wel: welke applicaties er draaien, wie er toegang toe heeft, en wat er daadwerkelijk gebruikt wordt. Dan zie je welke uitgaven ergens op slaan en welke stilletjes doorlopen.

---

Bron: Gartner, Magic Quadrant for SaaS Management Platforms (2026).